Sia nel caso in cui una multa venga contestata immediatamente al trasgressore o nell'ipotesi in cui venga notificata per posta in un secondo momento (contestazione differita), al destinatario della sanzione è sempre consegnata una copia del verbale, il cui originale resta agli atti dell'ufficio.

Occorre, pertanto, verificare che nella copia (contestata immediatamente o successivamente notificata) vi sia la dichiarazione autentica di conformità della medesima all'originale. Tale dichiarazione per essere autentica necessita della firma del responsabile e del timbro dell'ufficio. Ciò sta a significare che non è sufficiente una semplice fotocopia o trascrizione del verbale, ma occorre che il pubblico ufficiale attesti che la copia è uguale all'originale conservata agli atti dell'ufficio.

Diversamente, ove tale dichiarazione di conformità manchi ovvero sia irritualmente apposta, al verbale notificato non sarà attribuibile il valore di atto pubblico e pertanto sarà da considerare nullo.